Как мы уволили старые процессы планирования и задействовали новые: опыт разработки собственного инструмента

Привет Хабр! Меня зовут Анзор Кардан, я менеджер по продукту Teamplanner в X5 Tech. В статье я поделюсь собственным опытом выбора инструмента планирования проекта, этапами, которые мы прошли, и трудностями, с которыми столкнулись (спойлер: в итоге мы разработали свой инструмент).

Функции планирования проектов в крупных компаниях

Как и в любой другой крупной компании, X5 Tech постоянно генерирует новые ИТ-проекты, постоянно ищет направления, где возможно повысить эффективность бизнеса, а также сохранить технологическое лидерство. Ежегодно мы оцениваем более 700 таких инвестиционных мероприятий.

Таким образом, мы сталкиваемся с определенной проблемой: с помощью какого инструмента мы можем получить ответы на эти вопросы? И не менее важная задача: как обеспечить непрерывный процесс планирования проектов и ресурсов, несмотря на то, что компания постоянно меняется и проходит различные трансформации?

Это будет обсуждаться далее.

Как разные компании решают вопрос планирования проекта

Давайте посмотрим, какие есть варианты выбора инструмента планирования проектов в компаниях. Исходя из личного опыта, я вижу что-то подобное

32a5d8d7865fbf5a84933706b390c57d

Большинство предприятий начинают с подхода к потолку в полпальца, и для некоторых этого инструмента планирования более чем достаточно. В основном это небольшие компании или стартапы, где количество проектов всего один-два, им даже в Excel сводить нечего — информация о проектах хранится «в головах» участников. Этот вариант мы не рассматриваем.

Далее идет классическое использование Excel (версия 1), то есть в нем все осуществляется! Это своего рода «золотой стандарт», от которого многие компании и сегодня не могут отказаться. Большинство средних и крупных компаний используют JIRA или какое-либо другое средство отслеживания задач, а некоторые до сих пор живут с сервером проекта (вариант 2). Но с учетом текущей геополитической ситуации и ухода крупных поставщиков с российского рынка возникает дилемма: на какой инструмент перейти дальше?

В ответ на этот вопрос многие неуклонно начинают отправляться в бесконечное путешествие по поиску решений, где анализируют существующие SaaS и локальные системы (вариант 3), общаться с большим количеством поставщиков решений и поставщиков. По моему опыту и из общения с коллегами, в результате внутренние подразделения не могут договориться между собой и выбрать единое решение – остаются внутренние функции и бизнес-процессы, которые не охватываются предлагаемыми решениями, и по-прежнему требуются дорогостоящие доработки .

XBNFNM   В России цены на кофе за год выросли на 30%

Когда «богатые» компании не могут выбрать поставщика, многие из них обращаются в крупные консалтинговые компании (вариант 4) в стремлении найти оптимальные решения и получить полноценную консультацию. Как правило, после обращения к «богам» компании получают крутые и сочные презентации, суперметоды и потрясающее шоу расчетов и охвата запрошенного функционала. И в результате довольные режиссеры.

Но после того, как “шоу” заканчивается и начинается реальная жизнь, попытки разработки или внедрения по методичке – то есть все описанное в красивых презентациях – превращается в тыкву, внедрять и поддерживать все это становится невыносимо дорого. А потом наступает жуткое «похмелье» и чувство бессилия от осознания того, что действительно можно внедрить крутую систему планирования и поддерживать существующие разношерстные бизнес-процессы.

Наконец, последний этап — это решение разработать собственный инструмент со всеми его плюсами и минусами (вариант 5).

Что происходило с инструментами планирования X5 Tech раньше

04eb91d4fac408c9894e863a48a87fc6

До моего прихода в X5 Tech планирование в компании происходило в основном в Excel (версия 1)условно был и проектный сервер, это была (и есть) JIRA с набором плагинов (вариант 2). Также была активность по внедрению нового типа СУИБ на базе Sharepoint, но выбранный стек и решение явно проигрывали современным SaaS-сервисам по функционалу и UI/UX, поэтому я понял, что это решение нам не подойдет.

d06439b934401d55be1e294627d12ad5

Технический прогресс двинулся вперед, появились новые задачи и требования со стороны бизнеса, но в вариант 2 невозможно было сделать что-то лишнее, например, ввести дополнительные функции, изменить поток, добавить «немножко души» в интерфейс управления планированием и инициативой. Любая доработка процесса и инструмента выливалась в большой проект с собственными финансами, написанием архитектурных схем БТ/ТК и т.д.

В какой-то момент компания начала двигаться в сторону вариант 3. Я даже пригласил нескольких поставщиков оценить применимость их решений в наших условиях. Но, в конце концов, после нескольких демонстраций, эта деятельность была припаркована…

Как мы не «обратились к богам» и родился наш инструмент

Мне дали задание под кодовым названием «гибкие штабы», материалов по нему практически не было, только видеозапись встречи на 500 мб. То есть фактически нужно было все изобретать с нуля.

Вместе с Женей (системным аналитиком команды) мы начали штурмовать задачу, опрашивая старожилов о том, как работает командное планирование, какие у них процессы и системы, что их не устраивало и т. д. Но все ответы были достаточно общими. : “сейчас не понятно и неприятно, хочется чтобы было понятно и практично.

XBNFNM   Российский экспорт удобрений в Европу за год увеличился в пять раз

Мы провели более 30 интервью с сотрудниками разного уровня и роли (CEO, Product Owners, Project Managers, C&B Managers, Resource Managers, Directors). Мы обклеили кабинет директора наклейками с сущностями, задаваясь вопросом, какая сущность первичнее — «команда» или «проект», «сотрудник» — это суть проекта или команды?

Вот так мы и начали нашу историю.

Наша первая доска (январь 2020 г.)
Наша первая доска (январь 2020 г.)

Найти свободного дизайнера в компании оказалось проблематично, поэтому я решил не терять время и сам собрал кликабельный макет в FIGMA, который носил на встречи и показывал всем подряд, и собирал вводные отзывы.

Эскизы будущего изделия
Эскизы будущего изделия

Честно говоря, с самого начала перед нами стояло огромное количество задач. И если бы в начале пути мы знали, с чем хотим иметь дело, то, наверное, вообще бы не начали 🙂 Помогло только одно – девиз “Слабоумие и мужество”!

Рукописи и планы развития продукта
Рукописи и планы развития продукта

Помню первую встречу, где представил первые наброски и идеи продукта, и получил много отзывов из серии: «А это вообще работает?». Более того. После получения финансирования и чем дальше мы копались в этой истории, нас все больше удивляло количество задач, о которых пойдет речь ниже.

С какими проблемами мы сталкиваемся?

Первое, с чем мы столкнулись, — это наличие аналогичных конкурирующих продуктов в периметре X5 Group. Разные команды с разных сторон решали проблемы своих устройств. Поэтому нужно было четко сформулировать отличия нашего инструмента от классических систем планирования, и сделать это «по-другому».

После нескольких встреч и демонстрации нашего решения мы столкнулись с противодействием консервативной общественности и почувствовали недоверие к такой деятельности. Древние говорили нам, что подобные действия и попытки уже имели место, так что ничего хорошего от нас не выйдет.

Как мы общались с главным архитектором X5 Tech
Как мы общались с главным архитектором X5 Tech

Учитывая, что мы работаем в крупной компании, где ИТ-ландшафт выстраивался годами, а то и десятилетиями, также возник ряд сложностей, связанных с получением данных и построением витрин, которые собирали бы всю необходимую информацию для разработки новых бизнес-процессов. Некоторые данные и поля мы ждали 9-10 месяцев.

Следующей проблемой для нас стало отсутствие обновленной или согласованной между всеми отделами методологии планирования мер. По мере создания новых процессов и развития инструмента нам приходилось попутно работать с этой методологией и извлекать необходимую нам информацию. Место, где мы экспериментировали и пробовали, сделали много ошибок, потом переделали.

XBNFNM   Bloomberg: Жара усугубляет нехватку топлива и риск остановки работы нефтеперерабатывающего завода

Также, после получения более-менее рабочей версии, отдельной задачей для нас стало обучение персонала. В течение недели коллеги из нашей дирекции вместе с нами обучили работе с системой 1600 сотрудников. Пользователи должны были отвечать на вопросы днем ​​и даже ночью без перерывов и выходных. Конечно, мы столкнулись с недовольством пользователей, ведь раньше это было удобно (точнее, привычно), а теперь непонятно. Мы запустили демонстрацию, несмотря на то, что на встречу пришел только один пользователь. Но мы все это пережили.

Несколько слов о нашем продукте

Мы назвали наш собственный инструмент планирования Teamplanner.

d40dfde16befa53154e51824e305c27b
76579d1cc2e72f1024b8c02a754fabdc

Мы решили проблему непрерывного планирования проектов в компании и теперь имеем общую картину занятости сотрудников X5 Tech.

Пройдя долгий путь за полтора года, мы сейчас видим результаты своей работы – пользуются системой планирования, все данные вводятся, все отчеты выгружаются, большинство сотрудников довольны.

244bdc104a558ccdcb07f1d562f32f94

Совет, полученный потом и кровью

Исходя из моего личного опыта, вот несколько советов для тех, кто собирается внедрить или создать подобный инструмент в своей компании:

  1. Анализировать похожие решения: узнайте больше о SaaS и локальных решениях, которые уже существуют на рынке, прежде чем начинать собственную разработку.

  2. Станьте главной системой: попробуйте начать процесс создания устройства вместе с вами и стать мастером системы. любая интеграция для получения данных — это неизбежные страдания.

  3. Управление справочной информацией: пусть методисты будут источником изменений в справочных данных, особенно если многие продукты в вашей компании используют одни и те же данные.

  4. Спокойно относитесь к негативу: готовьтесь к тому, что пользователи продукта будут вас ненавидеть в начале пути – это нормально. Важно выстроить грамотную поддержку пользователей, оперативно отвечать на вопросы пользователей и решать их проблемы.

6010dd0c84b0988a569a2a91bb19ef4a

Буду рад, если вы поделитесь своим опытом разработки и внедрения такой системы планирования в разделе комментариев. И, конечно же, с удовольствием отвечу на вопросы.

Source