Как помочь новому сотруднику быстрее адаптироваться – Лайфхакер

Когда на самом деле начинается адаптация?

Важная, но не очевидная для всех информация: адаптация новичка начинается не в первый день работы, а в день, когда он принимает предложение. Именно с этого момента начинается его взаимодействие с компанией: отделом кадров, службой безопасности и так далее.

И на этом этапе у новичка уже начинает формироваться представление о четкости внутренних процессов, реальном тембре голоса. Это значит, что все сотрудники, с которыми ему приходится общаться, должны быть максимально открытыми и готовыми ответить на любые вопросы.

Кстати, важен также внешний вид и информативность предложения о работе. Чем полнее информация в нем содержится, тем легче человеку будет подготовиться к своим первым трудовым дням.

Например, у нас есть полноценный бренд-документ, отражающий наши ценности, преимущества и позиционирование. Также подробно описаны все условия трудоустройства и дополнительные индивидуальные «плюшки»: зарплата, график, ДМС, возможности обучения за счет компании, корпоративные мероприятия и так далее.

Как подготовиться к новичку заранее

Продумайте первые дни сотрудника до мельчайших деталей. Запишите график вводных встреч и немедленно внесите их в свой календарь. Например:

• приветственная презентация от HR;
• процесс регистрации в отделе кадров;
• познакомиться с командой;
• установить KPI на испытательный период;
• промежуточные встречи с HR и тет-а-тет с руководителем;
• подвести итоги испытательного периода.

В дополнение к этим основным видам деятельности, конечно, можно и нужно добавить и другие. Например, мы ежемесячно проводим на высшем уровне – в прямом смысле слова – встречи новичков с основателями бизнеса, где они знакомятся за круглым столом и обмениваются вопросами.

Обычно там все делятся своим прошлым опытом, рассказывают об увлечениях и интересах, образовании и вообще обо всем остальном. Также мы рассказываем о становлении агентства с момента его основания и обсуждаем планы развития и многое другое.

Кроме того, на этих встречах мы объясняем, что двери всех сотрудников, включая топ-менеджеров, открыты для новичков, и они в любое время могут обратиться к нам напрямую с вопросами, предложениями, замечаниями и просьбами.

Почему важно тесное общение новичка и HR?

За нашим сотрудником на весь испытательный срок закрепляется личный HR-менеджер, который отвечает на все вопросы, связанные с правилами, планами работы и мероприятий, оформлением документов. К нему также можно прийти с любым нестандартным запросом.

Не знаете, к кому обратиться? Приходите в отдел кадров.

Они обязательно либо ответят вам, либо направят к нужному специалисту. Кроме того, сотрудник сможет поделиться с HR-менеджером отзывом о том, как он чувствует себя на новом месте.

В результате таким образом мы завершаем две задачи одновременно. Во-первых, мы снимаем с непосредственного руководителя элементарные и административные проблемы. А во-вторых, мы даем новичку двух относительно независимых кураторов — его начальника и HR.

О чем еще следует знать при подготовке к релизу для новичков?

Как ни крути, встречают по одежде, поэтому новичок сразу замечает комфорт и функциональность офиса и особенно рабочего места, мощность и современность предлагаемого оборудования, наличие мест для обедов и кофе-брейков.

Поэтому обязательно заранее подготовьте все необходимое – от компьютера до письменного набора. Например, нас всегда интересует, с каким оборудованием привык работать сотрудник. Также создаем фирменный приветственный набор (ежедневник и канцтовары), продумываем расположение рабочего места.

Кроме того, мы проводим подробные экскурсии по офису и рассказываем о полезных локациях на этапе финальных собеседований.

Как гибко погрузить новичка в процессы и задачи

Очень важно не бросить новичка «в открытую воду» и проследить за ним весь процесс адаптации.

В первые недели руководителю или наставнику важно рассказать обо всех системах и процессах, которые существуют в компании. В нашем случае для каждой позиции или блока позиций существует отдельная инструкция, в которой отражена вся эта информация.

Он также содержит описание того, как и где регистрируются задачи, стандартные сроки сдачи проектов и данные о процессе документооборота.

Каждый новичок проходит отдельное обучение работе с нашей CRM-системой, в которой выполняются проекты.

Все эти мероприятия проводятся для того, чтобы по окончании испытательного срока у него не осталось административных проблем, а его действия были максимально организованы и не дублировались.

Когда новичок прекрасно разбирается во всей внутренней кухне, в дальнейшем он больше не будет отвлекаться на процедурные и бюрократические проблемы при реализации своих основных задач. Это означает, что он работает быстрее и эффективнее.

Какие цели вам следует поставить?

Еще на этапе приема на работу важно определить зону ответственности и задачи конкретного сотрудника. Большая ошибка — начинать это делать только после релиза. Заранее подготовленные и прозрачные KPI на испытательный период максимально ускорят процесс адаптации.

Выделите для этого время и запишите, каких результатов и в какие сроки вы ожидаете от нового сотрудника. Например, наши менеджеры заранее продумывают роль и уровень ответственности по каждой позиции на этапе найма, и все это фиксируется в Миро. Таким образом мы избегаем хаотичного погружения в задачи, а значит, значительно упрощаем работу новичка.

Всем известно, что KPI должны быть измеримыми и достижимыми. То есть, если в самом начале поставить перед новым сотрудником невыполнимую или слишком амбициозную цель, велика вероятность, что в погоне за ней он проигнорирует все базовые знания, правила и процессы, которые есть в компании. .

И из-за этого в будущем его ждет множество трудностей и критики, а значит, он быстро демотивируется и выгорит.

Мы считаем, что основная цель новичка на испытательном сроке — погрузиться в бизнес-процессы, идеально понять позиционирование компании, конкурентные преимущества, ключевые вопросы и так далее. И это именно то, на что мы опираемся, когда ставим цели на этот период.

Какую роль играет наставник?

Наставник играет одну из ключевых ролей в процессе адаптации. Это старший опытный сотрудник, который будет сопровождать новичка первые месяцы. Или, может быть, позже. Объясняйте все нюансы задач, помогайте советом, выделяйте правильные пути решения проблем и просто будьте примером, как нужно действовать и реагировать в различных ситуациях.

В нашей программе стажировок главным героем является наставник. Поскольку для мальчиков без опыта мы являемся первым работодателем в жизни, наставник = наставник = образец для подражания.

Кроме того, очень важно, чтобы наставник был «заряжен» и взял на себя шефство над новичком добровольно, поэтому не стоит навязывать такую ​​функцию действующим сотрудникам. Это должно стать стимулом для гиперлояльности и успеха.

В качестве наставников мы изначально отбираем сотрудников, которые разделяют ценности агентства.

Большинство из них сами когда-то пришли к нам в качестве стажеров, поэтому нет необходимости объяснять им важность и ценность этой роли.

Кроме того, в компании есть грейды, и одно из обязательных условий перехода на новый уровень – воспитанный стажер или новичок. Ну и, конечно же, у нас есть небольшой материальный бонус для самого успешного наставника. Но это далеко не основная мотивация.

Как представить сотрудника команде

Это очень важный этап. И простого рецепта успешной интеграции не существует, потому что все очень сильно зависит от команды. Поэтому потребуется индивидуальный подход.

Если ваша команда состоит из активных, экстравертных продавцов, организуйте небольшую игру на знакомство и попросите их творчески представиться новичку. Если команда состоит из айтишников-интровертов, иногда можно просто организовать одно официальное общее собрание, на котором ребята обсудят обязанности и обсудят свои хард-скиллы. И этого им будет вполне достаточно для комфортного рабочего взаимодействия.

Кроме того, например, мы заранее просим новичка рассказать о себе несколько интересных фактов. И мы используем эту информацию для подготовки отдельного поста для внутреннего Telegram-канала, где всегда анонсируем выход новых ребят.

Самые креативные менеджеры также будут рады использовать эту информацию в будущем.

Например, если один человек сказал, что любит петь, почему бы в первую пятницу всем вместе не пойти в караоке?!

В любом случае очень важно заранее предупредить всю команду о приходе новичка и рассказать, что вы планируете ему делегировать. Возьмите его с собой на все внутренние мероприятия — от утреннего похода за кофе до совместных прогулок. Таким образом, он сразу почувствует атмосферу вашей компании, а это ускорит установление связей с коллегами.

Почему важно давать обратную связь?

Все это знают, но не все до сих пор это делают. Период адаптации для новичка – это стресс. Поэтому очень важно, чтобы наставники, менеджеры и HR регулярно «мерили температуру», интересовались состоянием дел и вовремя делились своими наблюдениями и комментариями.

Возможно, на предыдущем месте сотрудник просто привык выполнять определенные задачи определенным образом, и там его хвалили за такой подход, а у вас это грубое нарушение. Не стоит собирать негатив и записывать «косяки» перед следующей запланированной встречей. Стройте открытый и конструктивный диалог с первого дня.

Что делать, если вы все равно не можете установить соединение

Это тоже случается. Даже если все вышеперечисленные пункты были реализованы эффективно, есть риск, что новичок все равно покинет вас после испытательного срока.

Причин может быть много: как объективных (не выдерживает темп, не берет на себя необходимую ответственность, не лоялен к компании и коллегам), так и субъективных (все еще не соответствует настроению, все еще хочет полноценного удаленного доступа). работа, все равно не хочет быть секретарем).

Возможно, вы не подошли друг другу на данном конкретном этапе вашего развития и хотите встретиться снова. Или, может быть, вам стоит просто сделать поспешные выводы и двигаться дальше.

На этом этапе самое главное – не разрушить уже построенные отношения и, как и при любом расставании, обсудить все возможные точки роста для совместной работы с ошибками. Как со стороны компании, так и со стороны человека, который уходит из агентства на испытательный срок.

У нас есть так называемый выходной бот, которого мы отправляем всем при увольнении. Он содержит достаточно четкие, простые вопросы, например: «С какими трудностями вы столкнулись?», «Что мы можем улучшить?», «Как у вас сложились отношения с руководителем?» и другие. Мы анализируем и обрабатываем каждую анкету. Однако это не заменяет личное общение.